指南 · 資安
資料室中的文件塗銷
文件塗銷，是在分享檔案之前，永久移除其中的敏感資訊。在資料室中，這讓您能向買方開放盡職調查，同時不會洩漏薪資、客戶名稱，或您依法必須保護的個人資料。
2026 年 6 月更新·閱讀時間 6 分鐘
什麼是文件塗銷
塗銷是移除文件中的特定資訊，同時讓其餘內容維持可閱讀。您可以遮去身分證字號、價格或姓名，其餘的合約內容仍完整且可供分享。在 資料室中，這讓您能與外部對象分享檔案，而必須保護的資料依然隱藏。
有一項區別比其他一切都更重要。真正的塗銷會銷毀底層文字，使其永遠無法還原。在仍可讀取的文字上覆蓋一個黑色方框，並不是塗銷。任何人只要有合適的工具，就能移開方框，讀到底下的內容。
資料室中塗銷為何重要
在併購交易中，塗銷並非例行雜務。它承擔三項明確的功能，任何一項出錯都會帶來後果。
法規遵循
歐洲資料保護規範要求您在與第三方分享員工紀錄之前，先移除個人資料。只要漏掉一處，就可能面臨 GDPR 調查，罰款可高達數百萬。
競爭保護
標的公司的客戶名單、定價與供應商合約都是具價值的情報。買方需要確認這些關係確實存在，卻不應得知可能被用來對付賣方的條款。
分階段揭露
交易是分階段進行的。早期的買方看到的是匿名化的合約，隨著洽談推進，才會逐步開放更多細節。塗銷讓您精確掌控誰能在何時看到什麼。
真塗銷與表面塗銷
並非每個黑色方框都是塗銷。兩者的差異，決定了文件是否能安全分享。
| 表面塗銷 | 真塗銷 | |
|---|---|---|
| 底層文字 | 仍留在檔案中 | 完全移除 |
| 還原 | 使用合適工具即可還原 | 沒有任何內容可還原 |
| 可安全對外分享 | 否 | 是 |
| 方框底下的內容 | 仍可讀取的資料 | 已銷毀的資料 |
Entropia 的三種塗銷方式
Entropia 提供三種方式，每一種都讓您保有掌控。系統可以提出建議並加快作業，但在您確認之前，不會隱藏任何內容。
手動選取
直接框選您要移除的內容，適合針對單一文件做精確修改。
關鍵字搜尋
一次塗銷某個詞彙的所有出現處，並在資料室的其他位置標示相同的詞彙。
AI 塗銷代理
描述您要塗銷的內容，觀看代理執行，並逐項確認每個動作。它絕不會自行完成塗銷。
有兩個細節在實務上會造成差別。塗銷同樣適用於掃描文件與影像式 PDF，而不僅限於乾淨的文字，且已內含於平台中，不會依頁數額外收費。關於自主式塗銷為何無法滿足併購團隊需求的完整論述，請閱讀 我們對情境適應式塗銷的看法。
塗銷檢查清單
在分享已塗銷的文件之前，請逐項確認：
- 確認塗銷是銷毀資料，而不只是遮蓋資料。
- 在所有檔案中搜尋姓名或數字的各種變體，而不只是眼前的這一份。
- 抽查掃描頁與影像式頁面，這是自動化工具最常失效之處。
- 留存誰塗銷了什麼的紀錄，讓稽核軌跡日後經得起檢驗。
常見問題
什麼是文件塗銷？
文件塗銷是在分享檔案之前，永久移除其中的敏感資訊。在資料室中，它讓您能與外部對象分享文件，同時隱藏個人資料、價格與其他機密細節。
塗銷等同於刪除文字嗎？
不是。刪除會讓內容對所有人都從文件中消失。塗銷只移除特定項目，例如姓名或數字，其餘文件內容則保持完整且可閱讀。
被塗銷的資訊能還原嗎？
表面塗銷可以。若原始文字仍在黑色方框底下，任何人只要有合適的工具就能還原。真塗銷會銷毀底層資料，因此沒有任何內容可還原。
塗銷適用於掃描文件嗎？
應該適用，而這正是許多工具失效之處。在 Entropia 中，掃描檔與影像式 PDF 都可完整搜尋，並遵循與一般文字相同的塗銷流程。
AI 塗銷值得信賴嗎？
當 AI 擔任協助而非決策的角色時，是安全的。Entropia 的塗銷代理會提出建議並加快作業，但每個動作都須等待您的確認，因此哪些內容被塗銷，永遠由人來決定。