Notre parcours d'innovation et comment nous repensons les data rooms pour les professionnels de la transaction.
Chaque transaction stratégique commence par une montagne de documents. La collecte, la classification, le renommage, le caviardage, et l’indexation prennent souvent des semaines ou mois. Les data rooms virtuelles (Virtual Data Rooms ou VDR) étaient censées faciliter ce travail. Pourtant, elles sont souvent lentes, difficiles à utiliser, et facturées comme au volume de pages... Entropia réinvente cette expérience.
Depuis la création d’Entropia, nous explorons comment l’intelligence artificielle peut fonctionner avec des données privées. Nous nous sommes concentrés sur les données non structurées : les millions de fichiers PDF, PowerPoint, scans, Word, Excel ou dessins Autocad stockés dans le cloud mais difficiles à exploiter.
Depuis début 2024, nous avons développé une grande expertise dans quatre domaines: la compréhension automatique de documents, la recherche sémantique sur de vastes corpus, l'extraction d’informations avec IA générative, les applications conversationnelles basées sur des agents.
Nous avons d'abord déployé ces capacités dans des projets avec des cabinets juridiques, financiers, de conseil, de l’immobilier et de la santé, sous forme d’outils de recherche, de grilles d’analyse documentaire et de plateformes permettant de répondre à des questions directement à partir de grandes bibliothèques de documents.
Une grande partie de ces travaux correspondaient à de la due diligence, dans des environnements hautement confidentiels. Il est vite apparu que ces outils avaient une application évidente dans les processus de transaction et que la data room était le vehicule naturel pour héberger ces technologies.
Demandez à n'importe quel Associate ou Analyste préparant un deal. Les data rooms sont indispensables, mais exaspérantes. Les utilisateurs partagent des problèmes récurrents et concrets:
Conversations with data room users revealed a catalogue of recurring pain points:
Nous avons donc choisi de repenser la data room comme si elle était construite aujourd’hui : rapide, moderne, nativement orientée IA, et reposant sur une tarification claire.
La première plainte exprimée par de nombreux utilisateurs concerne la lenteur extrême des data rooms existantes. Ce qui devrait ressembler à une simple application web se comporte trop souvent comme un vestige du début des années 2000.
Il s’agit moins de limites matérielles que de dette technique accumulée : des années d’ajouts successifs de fonctionnalités ont laissé les acteurs historiques avec des systèmes lourds et poussifs.
À l’inverse, Entropia est reconstruite depuis zéro sur une stack moderne et légère, en s’appuyant sur des bonnes pratiques que Pierre, notre CTO, a notamment mises en œuvre chez Google pour opérer des services à l’échelle planétaire.
L’objectif est simple : une data room aussi rapide et fluide que les applications grand public auxquelles les utilisateurs sont désormais habitués.
Nous orientons notre conception initiale vers le sell side, avec pour objectif d’éliminer le travail fastidieux de révision des documents et de faciliter les tâches à faible valeur ajoutée qui consomment le temps des Analystes/Associates.
Cela dit, nous évitons de forcer les utilisateurs à sortir de leurs workflows familiers : les processus existants dans Excel, comme le suivi des Q&A, seront intégrés et améliorés plutôt que remplacés.
Fonctionnalités intelligentes, basées sur le contexte:
Renommage automatique : plus besoin de passer des nuits à renommer des fichiers. La data room reconnaît le contenu et applique des noms cohérents sur des milliers de documents, en apprenant de vos habitudes de nommage.
Détection de doublons et de versions : fini la confusion sur quelle version est finale. Nous identifions instantanément les doublons et les différentes versions, réduisant les erreurs.
Attribution dans l’index : plutôt que de glisser des fichiers sans fin dans le bon dossier, la data room lit le contenu et suggère l’emplacement approprié dans l’index.
Assistance au caviardage: les informations sensibles (noms, adresses, chiffres financiers) peuvent être signalées et supprimées plus rapidement, tout en restant sous votre contrôle.
Recherche sémantique: plus besoin de deviner les bons mots-clés. Posez vos questions en langage naturel et récupérez les fichiers adéquats, même s’ils sont enfouis profondément ou rédigés dans une autre langue.
Gestion intelligente des Q&A : gardez Excel dans le circuit mais rendez-le intelligent. La plateforme met en avant des questions similaires posées par les acheteurs, réduit les doublons et facilite la gestion des réponses.
Une fois ces fonctionnalités pleinement opérationnelles et adoptées, une seconde vague se concentrera sur le buy side. Le défi sera alors la digestion des documents plutôt que l’organisation : associates, avocats et consultants passent des semaines à parcourir contrats et données financières pour construire les matrices de due diligence, repérer les clauses à risque et extraire les KPI.
Notre objectif est d’accélérer ce travail et de le rendre plus pertinent, avec des outils d’IA qui identifient les clauses inhabituelles, extraient les indicateurs clés et génèrent des grilles structurées.
La sécurité des données est l’une des premières raisons pour lesquelles vous souhaitez utiliser une data room. Dès le premier jour, nous avons manipulé des données financières, juridiques et même de santé, sans aucun compromis de sécurité. Pierre, notre CTO, a conservé depuis Google ses habitudes de traiter la sécurité comme un principe fondamental et a intégré très tôt une conception Zero Trust dans nos systèmes.
Trois piliers soutiennent cette approche aujourd’hui :
SOC 2 Type II (audité) : Entropia est constamment audité selon le standard SOC 2 Type II, qui évalue l’efficacité de nos contrôles dans le temps. Cet audit couvre tout, de la gestion des accès à la réponse aux incidents, de notre infrastructure à nos politiques RH, assurant non seulement des politiques sur le papier mais aussi des preuves d’exécution.
--> En savoir plus: Entropia obtient la certification SOC2 Type II
ISO 27001 (via notre fournisseur cloud) : L’infrastructure qui héberge à la fois notre data room et nos modèles d’IA est certifiée ISO 27001 (entre autres standards), ce qui signifie qu’elle suit les meilleures pratiques mondialement reconnues en matière de sécurité de l’information.
Zero Trust (par conception) : Nous allons au-delà de la conformité. Chaque requête est vérifiée, chaque système est considéré comme hostile jusqu’à preuve du contraire. Cette architecture construit une résilience systémique plutôt que de se fier uniquement à des checklists.
--> En savoir plus: Notre modèle de sécurité zero-trustLa souveraineté des données est une préoccupation croissante face à l’incertitude géopolitique.
Du point de vue légal, des lois extra-territoriales telles que le CLOUD Act américain ou le FISA 702 donnent aux autorités américaines le pouvoir d’exiger l’accès aux données détenues par des fournisseurs cloud américains, quel que soit le lieu où se trouvent les serveurs.
Cela empêche ces fournisseurs de garantir une protection totale aux clients européens, même lorsqu’ils affirment que « les données sont hébergées sur des serveurs européens ».
À l'inverse, en hébergeant exclusivement en Europe et avec un fournisseur européen, Entropia peut offrir quelque chose de rare sur le marché des data rooms : une véritable protection contre les lois de surveillance étrangères.
Dernier point mais non des moindres : la tarification, où la plupart des data rooms restent étrangement coincées dans les années 1990. À l’époque où les salles étaient physiques et les documents stockés dans des casiers métalliques, facturer par page avait un sens : plus de pages signifiaient plus d’étagères, plus de place, plus de loyer. Pourtant, l’industrie s’est accrochée à ce modèle longtemps après que les fichiers sont devenus numériques. Le problème est évident : personne ne sait à l’avance combien de pages une transaction générera.
Cette opacité coûte cher. Beaucoup de vendeurs sont séduits par des estimations initiales basses, pour finir victimes d’un choc à la facture lors de la clôture. Arnaud, lorsqu’il a vendu sa précédente entreprise, a fini par payer trois fois la somme initialement annoncée par le représentant Datasite. Pour aggraver les choses, les fonctions critiques pour les professionnels du M&A sont souvent vendues comme des options coûteuses, ralentissant le processus si elles ne sont pas achetées.
Nous voyons peu d’intérêt à perpétuer ce modèle. Bien que nous puissions nous aligner sur la pratique du marché si les clients l’exigent, nous préférons proposer un prix mensuel fixe lié aux gigaoctets, avec un accès illimité à toutes les fonctionnalités. Pas de surprises, pas de choc à la facture.
—
Pour les professionnels des transactions qui ne se reconnaissent plus dans les outils des acteurs historiques du marché, Entropia propose une data room :
Conçue sur une infrastructure moderne
Enrichie par une IA intégrée là où elle apporte une réelle valeur
Pensée pour répondre aux enjeux de souveraineté des données en Europe
Fondée sur une tarification claire et prévisible
Une data room conçue pour les transactions d’aujourd’hui, et non pour les contraintes héritées des acteurs historiques.